3. CARA PENYUSUNAN PAPER / WARKAT

Papers merupakan salah satu hal penting dalam kemajuan perusahaan maka penyimpanan papers kedalam file dengan aman sangat diperlukan sehingga paper tersebut dapat dijamin keabsahannya, kebersihannya maupun keamanannya.

Untuk itu keamanan penyimpanan papers dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu :

§ Sistem penyusunan papers menurut abjad.

§ Sistem penyusunan papers menurut subyek.

§ Sistem penyusunan papers menurut nomor.

§ Sistem penyusunan papers menurut daerah.

§ Sistem penyusunan papers menurut waktu.

4. PRINSIP DALAM DARI TATA KERJA, SISTEM KERJA DAN PROSEDUR KERJA

Prinsip-prinsip yang harus dipenuhi dalam memakai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada suatu instansi adalah sebagai berikut :

§ Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan ,fasilitas, peralatan, marterial,biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

§ Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah telebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi jabatan, analisa jabatan unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.

§ Pilih salah satu bidang tugas yang akan dibuat badan prosedurnya.

§ Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas ynag termaksud.

§ Dalam penetapan tahap demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya soal prosedur sur keluar) maka antara thap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling hubungan yang sangat cepat yang keseluruhannya mrnuju kearah satu tujuan.

§ Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu kerja yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.

§ Harus ditetapkan juga skill ata kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas tersebut.

§ Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja itu harus disusun sedemikian rupa sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.

§ Perlu diperhatikan bahwa penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja herus selalu disesuaikan dengan kemajuan jaman dan teknologi, untuk itu harus dijaga updated-nya.